Klassenfahrten: So mieten Sie den Reisebus und worauf Sie achten sollten

Vor der Angebotsanfrage: Diese Angaben bereithalten

Je genauer Ihre Anfrage, desto genauer die Angebote. Stellen Sie vor der Kontaktaufnahme mit den Unternehmen zusammen:

• Anzahl der Schülerinnen und Schüler sowie der Begleitpersonen, einschließlich eventueller Kinder mit Behinderung, die besondere Plätze oder Ausstattung benötigen.
• Datum, Abfahrts- und Rückkehrzeit sowie Treffpunkt (in der Regel vor der Schule).
• Reiseziel und Zwischenstationen. Bei AllBusItalia können Sie im Formular bis zu zwei angeben.
• Eventuelle längere Aufenthalte (Führungen, Museen), da sie die Einsatzstunden des Fahrzeugs beeinflussen.
• Das ungefähre Budget, hilfreich, um zu erkennen, welches Fahrzeug sinnvoll ist.

Wann Sie sich kümmern sollten

Klassenfahrten konzentrieren sich auf bestimmte Zeiträume (Frühling, Schuljahresende), und die Unternehmen haben an denselben Terminen nur wenige Fahrzeuge frei. Wenn Sie Angebote mindestens 4 bis 6 Wochen im Voraus einholen, bei weiter entfernten Zielen auch früher, steigen die Chancen auf das passende Fahrzeug und einen besseren Preis.

Bedenken Sie auch, dass Schulen häufig interne Verfahren einhalten müssen (Beschlüsse der Gremien, eventuell Angebotsvergleiche): Rechtzeitig eingeholte Angebote helfen, alles ohne Zeitdruck abzuschließen.

Was Sie beim Unternehmen und beim Fahrzeug prüfen sollten

Die Sicherheit der Kinder und Jugendlichen geht vor dem Preis. Lassen Sie sich vor der Zusage vom Unternehmen schriftlich bestätigen und bewahren Sie die Unterlagen auf:

• dass es ordnungsgemäß zugelassen ist für die Personenbeförderung mit Bussen und die für die Vermietung mit Fahrer vorgesehenen Genehmigungen besitzt;
• dass das Fahrzeug versichert ist, mit angemessenem Versicherungsschutz für die Fahrgäste, und die regelmäßigen Hauptuntersuchungen nachgewiesen sind;
• dass der Fahrer Berufskraftfahrer mit dem erforderlichen Führerschein und der erforderlichen Qualifikation für die Personenbeförderung ist;
• dass der Bus auf allen Plätzen über Sicherheitsgurte verfügt und eine zur Gruppe passende Anzahl an Plätzen hat;
• dass die Lenk- und Pausenzeiten zum Programm passen.

Jede Schule hat zudem eigene interne Regeln und rechtliche Vorgaben für Schulveranstaltungen: Klären Sie mit dem Sekretariat, welche Unterlagen das Unternehmen vorlegen muss.

So vergleichen Sie die Angebote

Vergleichen Sie die Angebote Posten für Posten: enthaltene Kilometer und Stunden, Mehrwertsteuer, Maut und Parkgebühren, Kosten eventueller Zusatzleistungen, Anzahl der Plätze und Fahrzeugtyp. Ein umfassenderes Bild erhalten Sie im Ratgeber Was kostet die Busmiete?

Misstrauen Sie Angeboten ohne Details: Eine Schule hat das Recht zu wissen, was enthalten ist und was nicht, bevor sie unterschreibt.

Am Tag der Klassenfahrt

• Geben Sie der Gruppenleitung die Kontaktdaten von Fahrer und Unternehmen für Zwischenfälle.
• Halten Sie eine Teilnehmerliste mit Notfallkontakten bereit, gemäß den Regeln der Schule.
• Vereinbaren Sie realistische Rückkehrzeiten unter Berücksichtigung von Verkehr und vorgeschriebenen Pausen des Fahrers.
• Bestätigen Sie am Vortag beim Unternehmen Uhrzeit und Treffpunkt.

Häufige Fragen